Аудит человеческих ресурсов.
Практические рекомендации по оценке персонала

Чем вызвана необходимость включения в теорию и практику работы с персоналом нового для специалистов кадровых служб понятия - аудит человеческих ресурсов? Что это - очередное заимствование модного термина или необходимость, вызванная логикой развития служб по подбору кадров?

Авторы 17-модульной программы для менеджеров «Управление развитием организации» полагают,   что аудит человеческих ресурсов представляет собой одно из наиболее распространенных средств  оценки эффективности управления персоналом, подобное аудиту финансовому. По их мнению,  применение данных, получаемых в ходе аудита персонала, помогает оценить успешность осуществления деятельности по управлению человеческими ресурсами.

Разумеется, многие из подходов и процедур, применяемых сегодня в этой работе, использовались и раньше. Чаще всего стихийно или в ходе ревизий финансовых служб предприятий и организаций. Многие аспекты современного аудита человеческих ресурсов отражены в различных формах государственного статистического наблюдения, а также в материалах гострудинспекции.

Очевидно, что пункты 4, 5 и 8 относятся к учету персонала. Примечательно также выделение из числа работающих только категории военнообязанных.

По нашему мнению, аудит человеческих ресурсов должен отвечать на три главных вопроса: зачем проверять? что проверять? как проверять?

Долгие годы проверка состояния и уровня работы с кадрами основывалась на тех сведениях, которые входили в Типовую межотраслевую форму №Т-2 (Личная карточка) сотрудников. Предлагаем вам ознакомиться с общей информацией о персонале, которая в ней содержится.

Нетрудно заметить, что содержащаяся в Т-2 информация достаточно обобщена, поэтому подходит только для первичного анализа человеческих ресурсов компании. Однако опыт свидетельствует, что во многих российских компаниях не ведется даже элементарный учет персонала и форма Т-2 не заполняется. В одной компании начальник отдела кадров без тени смущения поинтересовалась: «А зачем нужна форма Т-2? Обходились же до сих пор без нее». Комментарии излишни.

На наш взгляд, основные критерии кадровой политики компании, подлежащие проверке в ходе аудита человеческих ресурсов, могут быть представлены в виде позиций рейтинга, предложенных С.К. Мордовиным. Мы дополнили данный рейтинг позициями, опираясь на собственный опыт работы в службах персонала. На следующей странице представлен вариант бланка аудита человеческих ресурсов.

Данный бланк, выполненный в электронной таблице Microsoft Excel и дополненный суммирующим столбцом, позволяет представить итоговые данные аудита человеческих ресурсов в наглядной форме. Таким образом, можно строить графики и диаграммы, облегчающие количественный анализ аудита человеческих ресурсов.

Инструкция по оценке и интерпретации полученных результатов, на наш взгляд, также может быть представлена по схеме С.К. Мордовина.

Существуют различные подходы к определению понятия, содержания и процедур аудита человеческих ресурсов. Некоторые авторы предлагают, например, термин «кадровый аудит», который сводится к оценке человеческого потенциала компании.

Мы предлагаем вариант системы аудита персонала исходя из собственного опыта работы в кадровых службах негосударственных компаний различного направления. В данной статье мы обращаемся, прежде всего, к проблемам внутреннего аудита человеческих ресурсов (ЧР), опираясь на проверенные подходы классического аудита.

Прежде всего - задачи и функции аудита человеческих ресурсов в реализации кадровой политики компании. Аудит ЧР представляет собой систему контроля за учетом личного состава компании и функционирования всей системы работы с персоналом, регламентированной трудовым законодательством РФ и нормативными актами самого предприятия. Внутренний аудит ЧР - один из способов контроля за эффективностью управления персоналом в структурных подразделениях компании.

Один из учетных документов (в сокращении)

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ, г. МОСКВА

ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ОКРУГ,

территориальное управление__________________________

«»________________200   г.

(дата заполнения)

 

КАРТОЧКА

УЧЕТА ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ)

1. Полное наименование предприятия_____________________________________

2. Почтовый адрес_____________________________________________________

3.  Юридический адрес_________________________________________________

4. Фамилия, имя, отчество и телефон руководителя_________________________

5. Фамилия, имя, отчество и телефон лица, ответственного за воинский учет и бронирование_________________________________________________________

6. Основные виды деятельности__________________________________________

7. Форма собственности________________________________________________

8. Всего работающих:__________________________________________________

из них:

а) военнообязанных, в т.ч. офицеров______________________________________

б) призывников________________________________________________________

9.  Наименование и адрес вышестоящих организаций; фамилия, имя, отчество и

телефон руководителя__________________________________________________

10.  Вид выпускаемой продукции (услуг)__________________________________

11. Объем выпускаемой продукции_______________________________________

12. Регистрационный номер, дата и место регистрации_______________________

______________________________________________________________________

 

м.п.                                              РУКОВОДИТЕЛЬ______________________

 

 

Организация, роль и функции внутреннего аудита ЧР определяются руководителем компании.

Функции внутреннего аудита ЧР, на наш взгляд, включают:

• проверку учета личного состава, ее мониторинг и разработку рекомендаций по улучшению данной системы;
• проверку персонифицированной и оперативной кадровой информации, включая экспертизу средств и способов, используемых для идентификации, оценки, классификации такой информации и составления на ее основе отчетности, а также специальное изучение отдельных статей отчетности, включая детальные проверки системообразующих пунктов номенклатуры кадровой службы;
• проверку соблюдения законов и других нормативных актов, а также инструкций, решений и указаний руководства и (или) собственников по управлению ЧР;
• проверку различных звеньев управления по руководству ЧР;
• оценку эффективности механизма внутреннего контроля: изучение контрольных процедур в филиалах, структурных подразделениях компании;
• проверку наличия, состояния и обеспечения сохранности документации и компьютерных баз данных службы управления ЧР;
• работу над специальными проектами и контроль за отдельными элементами структуры внутреннего аудита ЧР;
• оценку используемого программного обеспечения в службе персонала;
• специальные расследования случаев нарушения кадровой политики компании и фальсификации кадровой отчетности;
• разработку предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению эффективности управления персоналом.

Объективность  внутреннего аудита человеческих  ресурсов зависит от его независимого положения    в структуре управления компанией. Специалист по внутреннему аудиту человеческих ресурсов подчиняется только назначившему его руководителю и независим от руководителей проверяемых филиалов, структурных подразделений и т.п.

Типовая межотраслевая форма №Т-2 (Личная карточка) сотрудников

I. Общие сведения

1. Фамилия, имя, отчество

2. Дата рождения

3.  Место рождения

4.  Гражданство

5.  Знание языка

6.  Образование

7.  Профессия

8.  Специальность по диплому (свидетельству)

9.  Квалификация по диплому (свидетельству)

10.  Научные труды

11.  Изобретения

12. Трудовая деятельность (включая все виды учебы, военную службу)

13.  Стаж работы

14. Семейное положение

15. Состав семьи

16.  Паспорт (серия, номер, кем и когда выдан)

17. Домашний адрес

18.  Номер телефона

II. Сведения о воинском учете

1.  Воинское звание

2.  Военно-учетная специальность (номер)

3.  Годность к военной службе (по категориям)

4.  Наименование военкомата по месту жительства

5.  Состояние на специальном учете (номер)

III.  Прием на работу, назначения, перемещения

1. Дата приема, назначения, перемещения

2. Основание (заявление, докладная и т.д.)

3.  Приказ (распоряжение): дата и номер

4. Структурное подразделение

5.  Категория персонала

6.  Профессия, должность

7.  Размер тарифной ставки, оклада

8. Условия труда (нормальные, тяжелые, вредные и т.д.)

9. Соответствие квалификации по диплому занимаемой должности, профессии (да, нет)

10.  Подпись владельца трудовой книжки

IV.  Повышение квалификации

1. Дата (начало, окончание)

2.  Вид повышения квалификации

3.  Наименование образовательного учреждения, место его нахождения

4. Документ (номер, дата)

V. Профессиональная переподготовка

1. Дата (начало, окончание)

2.  Специальность (профессия)

3. Диплом (свидетельство): номер, дата VI. Аттестация

1. Решение комиссии (результат; документ: номер, дата)

VII.  Поощрения, награды

VIII. Навыки работы (вне специальности, да, нет): на пишущей машинке, на компьютере, стенографии, наличие водительских прав

IX. Дополнительные сведения (свободные строки) X. Отпуска

1.  Период работы (с даты приема по день предоставления отпуска)

2.  Основание (для предоставления отпуска)

3. Вид отпуска

4.  Количество рабочих дней основного отпуска

5. Дополнительный отпуск (количество дней)

6.  Итого дней отпуска

7. Дата начала/окончания основного и дополнительного отпуска XI. Увольнение

1. Дата и причина увольнения

2.  Приказ об увольнении (дата, номер)

Компетентность группы (специалиста) внутреннего аудита человеческих ресурсов подразумевает:

• грамотное планирование и документальное оформление работы аудиторов;
• обоснованность выводов (заключения) аудиторов полученными данными и соответствие этих выводов реальным фактам. Содержание отчетов, подготовленных аудиторами, должно также соответствовать результатам выполненной ими работы;
• учет зоны повышенных рисков (искажения отчетности, повышенной конфликтности в коллективе и др.), известной руководству компании при планировании аудита ЧР;
• конструктивное отношение руководства компании к замечаниям, предложениям и вопросам, поставленным аудиторами;
• зависимость содержания, сроков и объема проверок конкретной работы аудита ЧР от оценки руководства компании аудиторского риска, существенности объекта проверки и предварительной оценки отдела внутреннего аудита.

Эффективность использования аудита человеческих ресурсов руководством компании определяется:

• рассмотрением плана ведения аудита ЧР за интересующий период и его обсуждение на возможно более ранней стадии аудита; определением порядка встреч с сотрудниками, осуществляющими внутренний аудит ЧР;
• своевременной договоренностью о сроках проведения работ, объеме аудиторской выборки, уровнях профессионально-психологических тестов, методах определения выборки и порядке документального оформления выполненной работы, которая будет проведена внутренними аудиторами.

В каждой службе персонала должна быть создана система контроля качества работы, для того чтобы проводимые этой службой аудиторские проверки полностью соответствовали локальным нормативным документам, регулирующим деятельность по аудиту Ч Р.

Система контроля аудита человеческих ресурсов должна соответствовать:

• требованиям независимости, честности, объективности, конфиденциальности и профессиональной этики специалистами, проводящими аудит;
• укомплектованию службы человеческих ресурсов профессиональными сотрудниками, обладающими знаниями, умениями и навыками, необходимыми для надлежащего выполнения ими своих обязанностей;
• профессионализму сотрудников, квалификация которых соответствует особенностям аудиторских заданий;
• выполнению всех видов работ на основе указаний руководства (собственников) компании, текущего контроля и проверки выполненной работы в ходе аудита ЧР таким образом, чтобы это отвечало необходимым требованиям качества;
• получению сотрудниками при недостатке опыта или знаний в конкретных обстоятельствах соответствующих консультаций как внутри компании, так и вне ее;
• высокому уровню проведения аудита в службе персонала;
• осуществлению мероприятий по регулярным проверкам надежности и эффективности функционирования внутрифирменной системы контроля за работой службы персонала;
• принятию необходимых мер в отношении сотрудников, проводящих аудит ЧР в случаях невыполнения или ненадлежащего выполнения ими возложенных на них обязанностей;
• степени информированности сотрудников службы персонала об основных принципах и процедурах системы контроля качества работы по проведению аудита ЧР.

Инструкция

По каждой позиции поставьте свой рейтинг по следующей шкале:

ОЧЕНЬХОРОШО..............................................................................3 балла

АДЕКВАТНОЕ....................................................................................2 балла

СЛАБОЕ................................................................................................1 балл

В ОСНОВНОМ НЕ СУЩЕСТВУЕТ.................................................О баллов

Оцените полученные при аудите управления человеческими ресурсами баллы, основываясь на следующую интерпретацию баллов:

3 - Деятельность по управлению персоналом является исчерпывающей, эффективной и отвечает всем законодательным требованиям.

2 - Деятельность по управлению персоналом выполняется адекватно, однако не является исчерпывающей или эффективной настолько, насколько должна быть. Кроме того, вероятно, присутствуют некоторые признаки нарушения законодательных требований.

1 - Существуют крупные проблемы в управлении персоналом, на что требуется уделить особое внимание с целью изменить позицию компании в данной деятельности.

0 - Решению существенных проблем по управлению персоналом не уделяется должного внимания, и, вероятно, существует серьезная угроза привлечения к суду за несоответствие законодательным требованиям.

Вариант бланка аудита человеческих ресурсов 

Основные критерии кадровой политики компании	3 балла     (Очень хорошо)	2 балла    (Адекват-ное)	1 балл    (Сла- бое)	0 баллов (Отсутст-вует)
/. СООТВЕТСТВИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ
Предоставление кандидатам на трудоустройство равных возможностей найма
Привлечение иностранной рабочей силы
Техника безопасности
Соблюдение законодательства в отношении заработной платы и рабочего времени
Разрешение трудовых споров и других конфликтных ситуаций
Соответствие процедур увольнения законодательству РФ
Защита прав работников на частную жизнь
Отчетность перед государственными контролирующими органами
//. ПОДБОР ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Наличие программы формирования человеческих ресурсов
Действующие должностные инструкции и квалификационные характеристики
Мониторинг качественной и количественной потребности в персонале
Прогноз вакансий и источников их заполнения
Расчет плановых затрат на приобретение и дальнейшее использование персонала
Процесс и процедуры найма
Отборочные собеседования, связанные с работой
Процедуры медицинского осмотра (при необходимости)
///. СОХРАНЕНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Соответствие структуры персонала миссии, целям и результатам деятельности компании
Стиль лидерства руководителей всех уровней
Официальная система заработной платы/окладов
Компенсационный пакет
Управление контролем доходов-расходов
Программы мотивации
Положение о персонале (правила внутреннего трудового распорядка)
Управление дисциплиной труда
Мониторинг текучести кадров
Процесс рассмотрения жалоб
Системы внутрифирменной информации п
Комплектование отдела кадров (службы персонала)
Кадровое делопроизводство (соответствие номенклатуре дел)
Уровень автоматизации системы управления персоналом
IV. РАЗВИТИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Программа адаптации новых работников
Программы внутрифирменного обучения
Программы развития работников
Оценка уровня выполнения работы (система аттестации персонала)
Перспективы продвижения по служебной лестнице, планирование карьеры
Стандарты корпоративной культуры
Лояльность персонала (сохранение коммерческой тайны и обеспечение экономической безопасности)
Оптимизация командной работы (team building)
Оптимизация взаимодействия персонала различных структурных подразделений

Обеспечение надлежащего качества работы в ходе конкретной аудиторской проверки начинается с утверждения руководителя и специалистов-аудиторов конкретной проверки до начала аудита, что должно быть отражено в общем плане аудита ЧР. Руководитель проверки обязан проанализировать профессиональные способности рядовых участников проверки, спланировать работу, которая может быть им поручена, и определить специфику и объем направляющих указаний, текущего контроля и проверок выполненных работ. Руководитель проверки обязан применять те средства контроля качества работы, которые наилучшим образом подходят к данной конкретной аудиторской проверке и установлены непосредственно руководителем службы Ч Р.

Руководитель службы ЧР должен быть уверен в том, что исполнитель имеет необходимые для надлежащего проведения аудита ЧР знания, умения и навыки.

Специалисты, осуществляющие аудит ЧР, должны получить всеобъемлющую информацию о своих обязанностях и целях проводимых процедур. Аудиторы должны быть информированы о деятельности проверяемого структурного подразделения и о возможных проблемах кадрового учета и аудита ЧР, которые могут оказать влияние на специфику, объем и затраты времени на применяемые аудиторские процедуры.

При подготовке инструктивных указаний специалистам-аудиторам следует принимать во внимание общий план аудита ЧР и расчеты затрат времени на его проведение. Основным средством передачи инструктивных указаний исполнителям служит программа аудита.

Текущий контроль работы исполнителей включает элементы руководящих указаний и проверки выполненной работы. Руководитель службы человеческих ресурсов, осуществляющий текущий контроль, выполняет следующие функции в ходе аудита:

• проверяет, обладают ли исполнители необходимыми знаниями, умениями и навыками для выполнения порученной им работы;
• выясняет, понимают ли исполнители соответствующие инструктивные указания;
• контролирует, соответствует ли выполняемая работа общему плану и программе аудита ЧР;
• выявляет существенные проблемы, связанные с кадровым учетом и аудитом ЧР, встречающиеся в ходе аудита, дает оценку ттаким проблемам и принимает в связи с этим в пределах своих полномочий решения о корректировке общего плана и программы аудита ЧР;
• принимает в пределах своих полномочий решения, основанные на профессиональном суждении аудитора, в тех случаях, когда однозначно и жестко определить порядок действий аудитора не представляется возможным, либо по необходимости прибегает к консультациям с руководством и/или собственниками компании.

Проверка результатов аудита ЧР должна осуществляться в отношении каждого аудитора специалистом, не уступающим проверяемому в знаниях, умениях и навыках. При проверке результатов основное внимание следует уделять следующим вопросам:

• выполнялась ли работа в соответствии с программой аудита ЧР;
• документировались ли надлежащим образом проделанная работа и ее результаты;
• все ли существенные замечания, возникшие по ходу проверки, были прояснены и нашли отражение в выводах аудитора;
• достигнуты ли цели соответствующих аудиторских процедур;
• соответствуют ли сделанные аудитором выводы полученным результатам и служат ли эти результаты работы основой для мнения аудитора.

Сотрудники, осуществляющие проверку результатов аудита ЧР, обязаны поставить на проверяемых рабочих документах свою подпись либо свое легко идентифицируемое условное обозначение. Проверяющие могут в случае необходимости дать в рабочих документах оценку действиям проверяемого, изложить замечания, комментарии или рекомендации.

В ходе аудита ЧР руководитель службы человеческих ресурсов, отвечающий за проверку результатов работы, обязан выполнять следующее:

• следить за ходом выполнения общего плана и программы аудита ЧР;
• производить оценки кадрового риска, риска средств персонифицированного и документального контроля, в том числе по итогам проверки средств контроля, риска необнаружения нарушений, злоупотреблений и недостатков, и при необходимости вносить в пределах своей компетенции корректировки в общий план и программу аудита ЧР;
• следить за надлежащим документированием аудиторских доказательств, полученных в результате аудиторских процедур по существу, и проверять правильность выводов, сделанных по ходу работы, в том числе по итогам проведенных консультаций;
• выяснять и оценивать степень влияния отмечаемых в ходе аудита ошибок и искажений и рекомендуемых в связи с этим исправлений на достоверность кадровой отчетности проверяемого структурного подразделения.